Τι δήλωσε η Πρόεδρος του Νομικού Προσώπου του δήμου Λυκόβρυσης – Πεύκης, κα Πατούλη
Με τη συμπλήρωση ενός έτους λειτουργίας του ΠΕ.Α.Π. (Περιβάλλον, Αθλητισμός και Πολιτισμός) παρουσιάστηκε αναλυτικά, στην αίθουσα του Δημοτικού Συμβουλίου Λυκόβρυσης – Πεύκης, η Έκθεση του διαχειριστικού Ελέγχου στο Διοικητικό Συμβουλίου του Νομικού Προσώπου.
Η Έκθεση επικεντρώθηκε στα ιστορικά οικονομικά στοιχεία και πληροφορίες για το διάστημα από 1/1/2014 έως 31/08/2014 και εκτελέσθηκε σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα Συναφών Υπηρεσιών που εφαρμόζονται σε Αναθέσεις Προσυμφωνημένων Διαδικασιών (4400), όπως αυτά πλέον ισχύουν και στη κείμενη Ελληνική Νομοθεσία.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η Πρόεδρος του ΠΕ.Α.Π. Μαρίνα Πατούλη – Σταυράκη στο πρώτο κιόλας διοικητικό συμβούλιο (29 Σεπτεμβρίου 2014), είχε προτείνει τη διενέργεια διαχειριστικού ελέγχου στο ΠΕ.Α.Π. όπου ομόφωνα το Δ.Σ. (υπ’ αριθμ. 36/2014 απόφαση) αποφάσισε τη διενέργειά του. Η εκτέλεση του διαχειριστικού ελέγχου ανατέθηκε σε εταιρεία ορκωτών λογιστών με την υπ’ αρ. 563/23-10-2014 Απόφαση.
Μ. Πατούλη: «Θέσαμε τις βάσεις για μια χρηστή Διοίκηση»
Η κα Πατούλη στην τοποθέτησή της έκανε μια γενική αναφορά για το αντικείμενο και το σκοπό του ελέγχου, καθώς και για το πλαίσιο των πορισμάτων που έφεραν στο προσκήνιο την αδήριτη ανάγκη συνέχισης διαφανών διαδικασιών και βελτίωσης σε κάθε τομέα της αυτοδιοικητικής λειτουργίας.
Όπως τόνισε: «Επιδιώξαμε να χτίσουμε μια νέα σχέση εμπιστοσύνης που να στηρίζεται στη διαφάνεια, τη νομιμότητα και την αξιοκρατία, διαμορφώνοντας ένα συμμετοχικό μοντέλο τοπικής δημοκρατίας. Από την πρώτη στιγμή, θέσαμε τις βάσεις για μια χρηστή Διοίκηση, ανοιχτή στο Διάλογο, πιστή στις αξίες του Πολιτισμού και υπεύθυνη στην ορθή διαχείριση του Δημοσίου Χρήματος».
Παράλληλα, αναδεικνύοντας την αναγκαιότητα των Ελέγχων στο Δημόσιο Βίο αλλά και την ομόφωνη απόφαση του ΔΣ. του ΠΕ.Α.Π. προς τη διενέργεια του Διαχειριστικού υποστήριξε πως: «Χωρίς να κρύβουμε τίποτα κάτω από τα χαλί, δώσαμε στη δημοσιότητα όλα τα απαραίτητα στοιχεία για να γνωρίζουν οι πολλοί και όχι οι λίγοι το πώς πορεύεται το Νομικό Πρόσωπο του Δήμου μας».
Ενώ πρόσθεσε, πως «Είμαστε υποχρεωμένοι θα έλεγα, εκ των πορισμάτων, να επεκτείνουμε τον έλεγχο και στο 2012, 2013 ώστε να έχουμε πληρέστερη εικόνα». Καταλήγοντας τόνισε πως, «Τα πορίσματα του ελέγχου αποκάλυψαν αρκετές περιπτώσεις ανεπάρκειας, αβλεψίες, μη τήρηση νομίμων διαδικασιών που μας αναγκάζουν να δούμε παραπέρα. Να πετύχουμε έναν ολοκληρωμένο έλεγχο στο ΠΕ.Α.Π., που να ανταποκρίνεται στα σύγχρονα δεδομένα. Ωστόσο, να υλοποιούμε ταυτόχρονα όλες τις απαραίτητες αναδιαρθρώσεις και αλλαγές όπου χρειάζεται για να γίνουμε διοικητικά ευέλικτοι, εκσυγχρονίζοντας δομές και διαδικασίες με επίκεντρο την αναβάθμιση των υπηρεσιών.
Μιλώντας για το νέο μοντέλο λειτουργίας του ΠΕ.Α.Π. και δίνοντας το πολιτικό στίγμα της νέας φιλοσοφίας της Διοίκησης σημείωσε: «Το ΠΕ.Α.Π. αλλάζει. Αφήνει πίσω του το χτες. Το οφείλει στον εαυτό του αλλά και στον θεσμικό του ρόλο. Εφαρμόζει πρακτικές που δε μειώνουν το κύρος του, δε το βάζουν σε επικίνδυνα μονοπάτια οπισθοδρόμησης, δε το καθηλώνουν σε παρωχημένα μοντέλα διοίκησης, αλλά υπαγορεύουν το μέλλον του με περισσότερη αισιοδοξία, ασφάλεια και προοπτική. Δίνει το παράδειγμα, γιατί απλά κάνει το καθήκον του».
ΤΙ ΕΔΕΙΞΕ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ
Ακολουθούν τα Αντικείμενα του Ελέγχου και μια σύντομη Περιγραφή των Ευρημάτων καθώς και ενέργειες της Διοίκησης του ΠΕ.Α.Π. που έχει υλοποιήσει αλλά και δρομολογεί συγχρόνως.
ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΕΛΕΓΧΟΥ
1. Καταγραφή εσόδων (εισπράξεων) και εξόδων (πληρωμών) σύμφωνα με τα απολογιστικά στοιχεία και συσχέτιση με τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές και τα απαραίτητα δικαιολογητικά.
2. Συμφωνία ταμειακών διαθεσίμων με ημερομηνίες αναφοράς την 31/12/2013 και την 31/08/2014.
3. Εξέταση συγκεκριμένων παγίων (μηχανήματα ηχοφωτισμού στο Δημοτικό Θέατρο Πεύκης), της φυσικής ύπαρξής τους και αντιστοίχιση με το Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων. Επίσης εξέταση σημαντικών τιμολογίων αγοράς για πάγια περιουσιακά στοιχεία των χρήσεων 2012-2013-2014 και συσχέτιση με την φυσική τους ύπαρξη και το Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων.
4. Έρευνα και καταγραφή των συμβάσεων για την περίοδο 01/01/2014-31/08/2014 καθώς και των συμβάσεων του 2013 που έληξαν στην ελεγχόμενη χρήση, συσχέτιση με τα αντίστοιχα δικαιολογητικά και τις λογιστικές εγγραφές.
5. Καταγραφή και εξέταση των διαδικασιών εισπράξεων συνδρομών από την παροχή των διαφόρων δραστηριοτήτων του ΠΕ.Α.Π. και αξιολόγηση των διαδικασιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου.
ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΕΥΡΗΜΑΤΩΝ
Α. ΑΝΕΠΑΡΚΕΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΣΤΑ ΕΣΟΔΑ – ΜΗ ΤΗΡΗΣΗ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ
Εξακριβώθηκε ότι δεν υφίσταται μηχανογραφικό πρόγραμμα καταχώρησης, λογιστικοποίησης και συμφωνίας των ημερήσιων εισπράξεων που πραγματοποιεί το ΠΕ.Α.Π. με την Ταμιακή Υπηρεσία του Δήμου Πεύκης Λυκόβρυσης. Έγινε προσπάθεια πλήρους μηχανογράφησης των εσόδων (κυρίως συνδρομών), στο πρώτο εξάμηνο 2013, αλλά όπως δηλώθηκε δεν τελεσφόρησε λόγω πολυπλοκότητας του συγκεκριμένου προγράμματος εφαρμογών και ως εκ τούτου δεν αναζητήθηκε άλλη εναλλακτική πρόταση.
Το διπλογραφικό σύστημα δεν τηρείτο για τα έτη 2013 & 2014. Η πρώην Πρόεδρος του ΠΕ.Α.Π υπογράφει τη νέα σύμβαση, ενώ γνωρίζει ότι δεν είναι πλέον διοίκηση, για τη τήρηση του διπλογραφικού του 2014 την 1η Ιουλίου 2014, και ενόσω ο λογιστής (εξωτερικός συνεργάτης του ΠΕ.Α.Π. για τα εν λόγω έτη) δεν είχε παραδώσει το διπλογραφικό του έτους 2013 ως όφειλε να πράξει εκ της συμβάσεώς του καθώς επίσης και δεν έχει συντάξει τον ισολογισμό του 2013 που είχε υποχρέωση να παραδώσει έως τον Μάιο του 2014. Ζητήθηκε από τον εν λόγω συνεργάτη να δώσει έγγραφες εξηγήσεις για την ολιγωρία παράδοσης του έργου που είχε συμφωνήσει βάσει σύμβασης. Ο ίδιος επικαλέστηκε μηχανογραφικά προβλήματα και ελλιπή παροχή στοιχείων από την προηγούμενη διοίκηση.
Ενέργειες της Διοίκησης για την αντιμετώπιση των θεμάτων:
– Τα έσοδα πλέον παραδίδονται αυθημερόν στην Ειδική Ταμεία του Δήμου και δεν κρατούνται στα γραφεία του ΠΕ.Α.Π. όπως γινόταν κατ’ εξακολούθηση στο παρελθόν.
– Διακοπή συνεργασίας με εξωτερικό συνεργάτη λογιστή καθώς παραδόθηκαν ελλιπή στοιχεία και κυρίως εκτός χρόνου προθεσμίας.
Δεδομένης της καθημερινής του παρουσίας στο Ν.Π.Δ.Δ, το νέο Δ.Σ του ΠΕ.Α.Π. με ομόφωνη απόφασή (11/2015) θεώρησε δίκαιο να του προτείνει τα εξής:
• Παράδοση του διπλογραφικού συστήματος 2013 και Ισολογισμού 2013 έως 31/01/2015 και αποπληρωμή της σύμβασης που συνάφθηκε με το ΠΕΑΠ διάρκειας από 05/11/2013-05/05/2014 ποσού 4.360,35€.
• Αποπληρωμή του επιτροπικού Χρημ. Εντάλματος 65- 27/08/2014 το οποίο αφορά στην τήρηση του διπλογραφικού του 2014 ποσού 1.230,00€.
• Λύση της μεταξύ μας σύμβασης την 31/01/2015 με την αποπληρωμή του 60% της σύμβασης που συνάφθηκε με το ΠΕΑΠ διάρκειας από 01/07/2014-30/06/2015 ήτοι ποσό 9.000,00€ πλέον αναλογούντος ΦΠΑ, με την υποχρέωση να συμμετέχει στον έλεγχο του ορκωτού λογιστή του ισολογισμού 2013. Το 60% της σύμβασης, θα του δινόταν για την καθημερινή του παρουσία στο ΠΕΑΠ από 01/07/2014-31/01/2015 και για τις λογιστικές υπηρεσίες που είχε παράσχει για το εν λόγω διάστημα στο Ν.Π.Δ.Δ.
• Ο λογιστής συμφώνησε με όλα τα παραπάνω.
Αξίζει να σημειωθεί ότι όλοι οι όροι που του προτάθηκαν τηρήθηκαν από πλευράς του ΠΕ.Α.Π. παρόλο που δεν ήταν συνεπής στις ημερομηνίες που συμφωνήθηκαν. Συγκεκριμένα του καταβλήθηκαν 16.660,35 ευρώ μόνο με την παράδοση τω υποχρεώσεων του 2013.
– Ανάθεση σε νέο εξωτερικό συνεργάτη λογιστή.
Ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί να γίνουν:
Έρευνα αγοράς για προσφορότερη τιμή μηχανογραφικής υποστήριξης λογισμικού το οποίο να πληροί συγκεκριμένες προϋποθέσεις για την παραμετροποίηση και κάλυψη των ειδικών θεμάτων του ΠΕ.Α.Π. και να είναι συμβατό πλήρως με τις ανάγκες του, καθώς επίσης ευέλικτο και οικονομικό.
Β. ΑΝΕΠΑΡΚΕΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΤΙΣ ΔΑΠΑΝΕΣ – ΚΑΤΑΤΜΗΣΕΙΣ ΔΑΠΑΝΩΝ
Πρόκειται για δαπάνες που έκανε το ΠΕ.Α.Π. στις οποίες οι διαδικασίες που ακολουθήθηκαν παρουσιάζουν ελλείψεις και δεν είναι σύννομες, γεγονός που αφήνει πολλά ερωτηματικά. Δυστυχώς, έχουμε και περιπτώσεις κατατμήσεων δαπανών που δίνουν εικόνα για τον τρόπο στην επιλογή των προμηθευτών – προσώπων.
Διαπιστώθηκε ότι στην περίπτωση της εκμίσθωσης λεωφορείων για την μεταφορά προσώπων δεν ανευρέθη η αίτηση και η προέγκριση του Γενικού Γραμματέα της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, όπως ορίζουν οι σχετικές διαδικασίες. Εισπράχθηκαν 975 ευρώ για συμμετοχές σε επισκέψεις μουσείων ενώ κόστισε 4.983,30 ευρώ. Αφορά η περίπτωση αυτή ελλιπή γνώση των διαδικασιών και της ισχύουσας νομοθεσίας.
Διαπιστώθηκαν δαπάνες, οι οποίες αφορούν σε όμοια ή ομοειδή αγαθά (έντυπα-προσκλήσεις), σε χωριστές πιστώσεις (διαφορετικοί κωδικοί) και ανατέθηκαν απευθείας στον ίδιο προμηθευτή. Τα ποσά των κωδικών αυτών υπερέβαιναν το όριο των 15.000 ευρώ της απευθείας ανάθεσης. (Οι δαπάνες έφθασαν στο ύψος των 22.117,86 ευρώ)
Ενέργειες της Διοίκησης για την αντιμετώπιση των θεμάτων:
Συνεργασία με το Τμήμα Προμηθειών του Δήμου για τον έλεγχο και τη διασφάλιση των σωστών διαδικασιών ανάθεσης προμηθειών και υπηρεσιών.
Στενή παρακολούθηση των πιστώσεων του Προϋπολογισμού για την αποφυγή κατατμήσεων εξόδων.
Ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί να γίνουν:
Συνεργασία με Εξωτερικό Συνεργάτη Νομικό Σύμβουλο για τη διασφάλιση της τήρησης της νομιμότητας σε όλο το φάσμα της διοικητικής δομής του ΠΕ.Α.Π. δεδομένης της έλλειψης Νομικής Υπηρεσίας του Δήμου Λυκόβρυσης – Πεύκης.
Γ. ΠΑΓΙΑ – ΕΛΛΙΠΗΣ ΤΗΡΗΣΗ ΤΟΥ ΜΗΤΡΩΟΥ ΠΑΓΙΩΝ – ΠΕΡΙΟΥΣΙΟΛΟΓΙΟ
Το συμπέρασμα που αποκομίζουμε από το πόρισμα των Ορκωτών Ελεγκτών όσον αφορά στα ΠΑΓΙΑ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ είναι μια άναρχη κατάσταση, όπου δεν υπήρχε πλήρης καταγραφή (λεπτομερής και αναλυτική περιγραφή) των υλικών/παγίων (μηχανημάτων, επίπλων, ηχείων κλπ.) και καθένας μπορούσε να ισχυριστεί ότι ήθελε. Συγκεκριμένα, παραλάβαμε το μητρώο παγίων ενημερωμένο μέχρι το 2012 αλλά με ασαφή τρόπο και χωρίς τη δυνατότητα ταυτοποίησης των παγίων με τη φυσική τους ύπαρξη.
«Το πιο τρανταχτό παράδειγμα είναι ο εξοπλισμός ηχοφωτισμού του Δημοτικού θεάτρου».
Η διερεύνηση βασίσθηκε σε εξωτερικό συνεργάτη του ΠΕ.Α.Π. (τότε ηχολήπτη) λόγω του γεγονότος ότι δεν υπήρχε τεχνικός του ΠΕ.Α.Π. που να γνωρίζει επακριβώς λεπτομέρειες για κάθε μηχάνημα και για το ιδιοκτησιακό του καθεστώς.
Αποτελεί πρωτόγνωρα σημαντική ανεπάρκεια στο σύστημα εσωτερικού ελέγχου διαχείρισης παγίων μιας οντότητας (Νομικό Πρόσωπο). Και η ανεπάρκεια αυτή εντοπίζεται:
α) στη μη γνώση επακριβώς του ιδιοκτησιακού καθεστώτος των παγίων β) στο ότι το Ν.Π.Δ.Δ. να επαφίεται στις γνώσεις του εξωτερικού συνεργάτη για την διαπίστωση τελικά τι του ανήκε, η οποία συνδρομή του εξωτερικού συνεργάτη δεν μνημονευόταν στις συμβάσεις του.
Διαπιστώθηκαν:
Πάγια στο Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων (λογιστική ύπαρξη)/τιμολόγια αγοράς που βρέθηκαν με άλλη περιγραφή στο Δημοτικό Θέατρο (ως φυσική ύπαρξη). Δηλ. δε μπορεί να γίνει ταυτοποίηση των παγίων.
Πάγια στο Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων (λογιστική ύπαρξη) που είναι αδύνατον να συσχετισθούν στο Δημοτικό θέατρο (φυσική ύπαρξη).
Πάγια στο Δημοτικό Θέατρο (φυσική ύπαρξη) που δεν μπορούν να συσχετισθούν με το Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων (λογιστική ύπαρξη).
Πάγιο περιουσιακό στοιχείο (τρακτέρ χλοοκοπτικό μηχάνημα γκαζόν), η αγορά (έτους 2013) του οποίου δε συνάδει καθολοκληρίαν με τις δραστηριότητες του ΠΕ.Α.Π. (άσχετη δαπάνη με το σκοπό του Ν.Π.Δ.Δ.).
Δαπάνη ελεγχόμενη ως μη νόμιμη. Εξάλλου ο έλεγχος είναι ενδεικτικός.
Ενέργειες της Διοίκησης για την αντιμετώπιση του θέματος
Καταγραφή παγίων περιουσιακών στοιχείων, με πλήρη χαρακτηρισμό τους στο Μητρώο Παγίων τουλάχιστον για τις νέες αγορές (εντός του 2014 -2015). Ωστόσο, για το ιδιοκτησιακό καθεστώς (σε ποιον ανήκουν) των παλαιότερων παγίων περιουσιακών στοιχείων του Δημοτικού Θεάτρου Πεύκης, απαιτείται χρόνος και προσωπικό για την οριστική εξακρίβωση διότι η προηγούμενη Διοίκηση δεν εφάρμοσε διαδικασίες ποτέ για το σκοπό αυτό.
Ανάθεση συγκεκριμένων αρμοδιοτήτων σε υπαλλήλους του ΠΕΑΠ (Με την υπ’ αριθμ. 130 απόφαση Προέδρου).
Μη ανανέωση πολυετούς συνεργασίας με εξωτερικό συνεργάτη – ηχολήπτη λόγω σημαντικών παρατυπιών που διαπιστώθηκαν στα εκδοθέντα παραστατικά από αυτόν.
Διενεργήθηκε λεπτομερειακή εξέταση και καταγραφή των παγίων περιουσιακών στοιχείων ιδιοκτησίας του απερχόμενου συνεργάτη-ηχολήπτη.
Καθορισμός καθηκόντων υπαλλήλου:
(α) Διαχείριση Μητρώου Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων –Κωδικοποίηση και συμφωνία.
(β) Παρακολούθηση αναγκών και δρομολόγηση κάλυψης των σε σχέση με προμήθειες διαφόρων υλικών.
Ενέργειες για αδειοδότηση Δημοτικού Θεάτρου Πεύκης. Ετοιμάσαμε πλήρη φάκελο για την έκδοση της σχετικής άδειας – έγκρισης λειτουργίας του Θεάτρου που δεν υπήρχε μέχρι σήμερα. Η Διεύθυνση Υπηρεσίας Δόμησης του Δήμου Ν. Ιωνίας (Τμήμα Έκδοσης Αδειών Δόμησης) μας απάντησε θετικά με το υπ’ αριθμ. 8259/1181 στις 29/9/2015 για τη χρήση του χώρου για πολιτιστικές εκδηλώσεις χωρίς την έκδοση σχετικής άδειας.
Ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί να γίνουν:
– Ορισμός επιτροπής καταγραφής και οριστικού διαχωρισμού περιουσιακών στοιχείων (Διενέργεια ελέγχου κατά πόσο τα αναφερόμενα στο Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων υπάρχουν και βρίσκονται στις εγκαταστάσεις του ΠΕ.Α.Π.)
Δ. ΠΛΗΜΜΕΛΕΙΣ – «ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΕΣ» ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ
Πρόκειται για συμβάσεις που δεν ανταποκρίνονται στο ρόλο για τον οποίο ανατέθηκαν, δημιουργώντας ερωτηματικά για τη σκοπιμότητα υλοποίησής τους, για την ενδεχόμενη οικονομική επιβάρυνση που επέφεραν του Ν.Π.Δ.Δ., ενώ σε ορισμένες από αυτές δεν ακολουθήθηκαν οι προβλεπόμενες εκ του νόμου διαδικασίες.
Πρόκειται για συμβάσεις γενικές και ασαφείς χωρίς αναλυτικό προσδιορισμό του φυσικού αντικειμένου, γεγονός που δεν επιτρέπει και τον ουσιαστικό έλεγχό τους. Για παράδειγμα, σε ορισμένες συμβάσεις έπρεπε να υπάρχει αναλυτική τεχνική έκθεση (ηλεκτρολογικό υλικό).
Παράλληλα, σε ορισμένες συμβάσεις ελέγχεται ως προς τη νομιμότητα η διαδικασία που τηρήθηκε. Πρέπει να υπάρχει αναλυτική περιγραφή του παραδοτέου. Έτσι ελέγχεται η χρηστή διοίκηση. Ωστόσο, η κατάσταση αυτή δεν προσιδιάζει στους κανόνες μιας χρηστής διοίκησης. Απόδειξη, η μη τήρηση της διαδικασίας.
Απορίας άξιον παραμένει πως είναι δυνατόν σε κάποιες από αυτές να υπογράφει ο Δήμαρχος στο όνομα της Προέδρου του ΠΕ.Α.Π. και το ανάποδο. Με λίγα λόγια, Προχειρότητα, Διοικητικές Αβλεψίες, Ενδεχόμενη Οικονομική Επιβάρυνση του ΠΕ.Α.Π.
ΜΗ ΤΗΡΗΣΗ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ
Σύμβαση τήρησης διπλογραφικού 2013-2014. Διαπιστώσαμε ότι ενώ η σύμβαση τήρησης διπλογραφικού συστήματος για την χρήση 2013 και η κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων (Ισολογισμός, Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσεων, Προσάρτημα κλπ.) αναφέρει τελική ημερομηνία παράδοσης την 5η Μαΐου 2014. Παραδόθηκαν στοιχεία (Ισολογισμός 2013) στο πρώτο δεκαήμερο Μαρτίου 2015, δηλ. μιλάμε για ακριβώς 10 μήνες εκτός προθεσμίας βάσει του άρθρου 2 της σύμβασης (5 Νοεμβρίου 2013) και παρόλα αυτά η προηγούμενη διοίκηση είχε αναθέσει σύμβαση την 1η Ιουλίου 2014, με σκοπό τη σύνταξη οικονομικών καταστάσεων του 2014.
ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ
Σύμβαση συντήρησης & επισκευής ηλεκτρονικού εξοπλισμού. Διαπιστώθηκε η ύπαρξη σύμβασης που αφορά την επισκευή διαφόρων μηχανημάτων ήχου & φωτισμού. Από την σύμβαση όμως και από τα εκδοθέντα τιμολόγια του προμηθευτή δεν προκύπτουν αναλυτικά οι εργασίες που παρασχέθηκαν.
ΕΠΙΓΡΑΦΕΣ
Σύμβαση προμήθειας επιγραφών κτιρίων ΠΕ.Α.Π. Η σύμβαση όμως έχει απόφαση επικυρωμένη της τότε προέδρου ΠΕ.Α.Π. που αναφέρεται σε άλλον προμηθευτή. Δεν τηρήθηκε η διαδικασία ούτε και ο νόμος.
ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΧΩΡΙΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΕΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ
Επίσης διαπιστώσαμε ότι για αρκετές συμβάσεις προμηθειών υλικών και εκτέλεσης έργων για τα κτίρια του ΠΕ.Α.Π., δεν υφίστανται αναλυτικές πιστοποιήσεις ολοκλήρωσης έργων και παραλαβές υλικών. (Δεν τηρήθηκε η νόμιμη διαδικασία παράδοσης – παραλαβής).
«ΣΥΓΧΥΣΗ» ΥΠΟΓΡΑΦΩΝ
Βρέθηκαν και ορισμένες συμβάσεις οι οποίες είχαν υπογραφεί από τον πρώην Δήμαρχο Λυκόβρυσης – Πεύκης αντί της Προέδρου του ΠΕ.Α.Π.
Παρατηρήθηκαν, τέλος, αρκετές συμβάσεις και αποφάσεις του ΠΕ.Α.Π. για τις οποίες ενώ αναφέρεται ότι αποφασίζει ο Δήμαρχος Λυκόβρυσης – Πεύκης υπογράφει η τέως Πρόεδρος του ΠΕ.Α.Π.
(Αυτό σημαίνει σύγχυση καθηκόντων. Τίθεται θέμα εγκυρότητας και ακυρότητας των συμβάσεων και αποφάσεων με αποτέλεσμα μιας εικόνα πλήρους διάλυσης, προχειρότητας και διοίκησης που ασκείται με επιπόλαιο και ανεύθυνο τρόπο).
Oι συμβάσεις δεδομένου ότι έχουν υπογραφεί από αναρμόδιο όργανο (δηλ. Δήμαρχο αντί Πρόεδρο του ΠΕΑΠ), ουσιαστικά είναι ανυπόστατες. Ως εκ τούτου, καθώς έχει γίνει η πληρωμή και εξόφλησή τους, στη διενέργεια του υποχρεωτικού κατασταλτικού ελέγχου από το Ελεγκτικό Συνέδριο, που δεν έχει γίνει ούτε για το 2013, μπορεί να προκύψει καταλογισμός.
Ενέργειες της Διοίκησης για την αντιμετώπιση του θέματος
Ορισμός υπαλλήλου με καθορισμό των παρακάτω καθηκόντων:
► Παρακολούθηση εκτέλεσης εσόδων-εξόδων προϋπολογισμού και ανάρτηση αυτών στη Διαύγεια, σε μηνιαία βάση
► Μηνιαίος έλεγχος εσόδων-εξόδων και στοιχείων Ισολογισμού και ανάρτησή των στη Βάση Οικονομικών Στοιχείων της ΕΕΤΑΑ
► Συμφωνία λογαριασμών της Γενικής Λογιστικής και των αντίστοιχων της Οικονομικής Διαχείρισης, σε μηνιαία βάση και έκδοση οικονομικών στοιχείων για την ενημέρωση της Διοίκησης και του Δημάρχου (monthly report).
► Παρακολούθηση αναγκών και δρομολόγηση κάλυψής των σε σχέση με προμήθειες διαφόρων υλικών και παροχής υπηρεσιών (αποκατάσταση βλαβών – συντηρήσεις των εγκαταστάσεων του ΠΕΑΠ).
Ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί να γίνουν:
Καθορισμός αξιολόγησης προμηθευτών και απαρέγκλιτη τήρησή της.
Ορισμός Τεχνικού Ασφαλείας για την συνεχή και αδιάλειπτη παρακολούθηση –καταγραφή και άμεση διευθέτηση τεχνικών θεμάτων που αφορούν τις δομές του ΠΕ.Α.Π για την επίτευξη του στόχου της εύρυθμης λειτουργίας όλων των δραστηριοτήτων του.
Ορισμός επιτροπής με Τεχνικό Ασφαλείας, υπάλληλο του Δήμου και αρμόδιο υπάλληλο του ΠΕΑΠ για την πλήρη καταγραφή υλικών/παγίων στις δομές του ΠΕ.Α.Π.
